POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I. Introducción

La Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se Trata esta clase de información.

Asimismo, la Constitución Política de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a la información, de manera tal que reciba información veraz e imparcial.

CINECOLOR STORE. (en adelante "La Compañía") está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de Protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por esta razón, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, "La Política") de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Compañía, sus Administradores, Colaboradores y los terceros con quien éste se relacione contractual o comercialmente.

II. Objetivo y Alcance

El objetivo de la presente Política es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que la Compañía realiza algún tipo de Tratamiento.

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Compañía, sus directores, administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que la Compañía tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.

III. Definiciones

A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;

h. Usuarios finales: Los titulares de información que tienen relación con CINECOLOR STORE debido a que ha adquirido un producto y/o servicio;

i. Cookies: Una "cookie" es un pequeño elemento de datos que un sitio web envía a su navegador, quien lo almacena en su disco rígido de manera que CINECOLOR STORE pueda reconocerlo cuando el titular vuelve a visitar el sitio web.

j. Entidades Vinculadas: Son las personas jurídicas con las cuales La Compañía tiene a) relaciones contractuales estratégicas o comerciales y b) aquellas en las que existe participación accionaria directa o indirecta de CINECOLOR STORE o alguna de sus filiales.

IV. Terceros a quienes va dirigida la Política.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:

a. Usuarios de los productos y servicios de Samsung

b. Empleados y Colaboradores

c. Clientes Corporativos

d. Proveedores

e. Agencias de Publicidad y/o mercadeo

f. Centros de Servicios Técnicos

g. Encargados de la Información

h. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal, que, con ocasión, a las actividades que realice, se encuentre vinculado con Samsung, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

V. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

  1. Relacionados con la Recolección de Datos Personales.

a. Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

b. Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

  1. Relacionados con el Uso de Datos Personales.

a. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente. No podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

b. Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

  1. Relacionados con la Calidad de la Información.

a. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. ** **

  1. Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.

a. Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con la Compañía deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

b. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

c. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:

  1. Al Titular del dato.
  2. A las personas autorizadas por el Titular del dato.
  3. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Los Datos Personales pueden ser Tratados por aquel personal de La Compañía que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. Además de los consultores, asesores, terceros encargados, aliados comerciales y/o Entidades Vinculadas a las que se les podrá transferir la información .

d. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

VI. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo

La Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta o sus Entidades Vinculadas ofrecen.

El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.

La Compañía también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

a. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

b. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en La Compañía y/o sus Entidades Vinculadas.

c. Realizar Encuestas de satisfacción.

d. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de CINECOLOR STORE. o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.

e. Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.

f. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con CINECOLOR STORE o con Entidades Vinculadas.

g. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

h. Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.

i. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La Compañía, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

VII. Derechos de los Titulares de los datos

Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

  3. Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

  1. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VIII. Deberes de la Compañía cuando obra como Responsable.

La Compañía está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

  1. Respecto del Titular del dato.

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en el acápite VII de la presente Política.

b. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.

c. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.

  1. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.

a. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Actualizar la información cuando sea necesario.

d. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

  1. Respecto del Tratamiento a través de un Encargado.

a. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

b. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

c. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

d. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

e. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

f. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  1. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

a. Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

b. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

IX. Deberes de la Compañía cuando obra como Encargado.

a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

d. La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía .

La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.

En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

XII. Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales

La compañía Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

  1. Cuando cuente con autorización de Titular.

  2. Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos o el documento que haga sus veces.

XIII. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto[1], la Compañía dispone del correo electrónico XXXXXXXXXXX a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en la Compañía se podrán realizar a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

El reclamo debe dirigirse a CINECOLOR STORE. y contener como mínimo la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.

  2. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

  3. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

  4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Una vez recibida la solicitud se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta ** ** deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

XV. Video vigilancia

La Compañía utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de La Compañía, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización.

La Compañía no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.

XVI. Datos del Responsable del Tratamiento

Razón social: INDUSTRIAS AUDIOVISUALES COLOMBIANAS SAS.
NIT: 900.064.443-9
Dirección: Calle 80 Via Siberia Km 1.8 costado Sur Bodega A Cinecolor
Correo Electrónico: XXXXXXX
Teléfono: en Bogotá (57-1) 7432323
Página web: XXXXXX

XVII. Políticas de seguridad de la información

La Compañía adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de la Compañía.

XVIII. Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales

Con miras a mantener la vigencia de la política, la Compañía puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.

[1] Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Compañía.

  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

  5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.